Stock et péremptions
Faire l'inventaire de sa pharmacie, étape par étape
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L'inventaire fait peur parce qu'il prend du temps et qu'il révèle des écarts. Pourtant, c'est le seul moyen de savoir si le stock affiché correspond à ce qui est réellement en rayon. Bien préparé, il se fait plus vite qu'on ne le pense.
Avant le comptage
- Choisissez un moment calme : tôt le matin, en fin de journée ou un jour de faible affluence.
- Enregistrez toutes les réceptions et sorties en attente, pour partir d'un stock à jour.
- Répartissez les rayons entre les membres de l'équipe : chacun sait ce qu'il compte.
- Rangez les boîtes par produit et par lot pour éviter de compter deux fois.
Pendant le comptage
Comptez lot par lot, pas seulement produit par produit : un écart sur un lot qui périme bientôt n'a pas la même importance qu'un écart sur un lot récent. Notez immédiatement les boîtes abîmées ou périmées découvertes en rayon.
Évitez de vendre les produits pendant qu'ils sont comptés. Si l'officine reste ouverte, comptez rayon par rayon et notez les ventes faites en cours de route.
Après le comptage : comprendre les écarts
Un écart n'est pas toujours un vol. Les causes les plus fréquentes sont :
- une réception enregistrée avec une mauvaise quantité ;
- une vente faite sur le mauvais produit (dosage ou forme différents) ;
- une casse ou une péremption jamais enregistrée ;
- une erreur de comptage, à vérifier par un second comptage.
Corriger et garder une trace
Une fois les écarts vérifiés, corrigez le stock en enregistrant chaque ajustement avec son motif. Cet historique permet de suivre l'évolution des écarts d'un inventaire à l'autre : s'ils diminuent, vos procédures fonctionnent.
Un inventaire complet une ou deux fois par an, complété par des comptages partiels réguliers sur les produits les plus chers, donne une bonne fiabilité sans bloquer l'officine.